El mail, una herramienta útil si sabes cómo
Quién no tiene un correo electrónico hoy en día. En casa, en el trabajo, para las chorradas de los amigos, etc. El mail, aparte de internet en general y de las páginas web, se ha convertido en una herramienta indispensable en nuestra forma de comunicación. Es mas barato y rápido que el correo convencional, menos pesado que el teléfono y mas extendido que el fax. Además puede ser consultado desde cualquier lugar y en cualquier momento, sólo es necesario un pc o smartphone con acceso a internet.
Por tanto es una herramienta extendida y utilizada por todos. Pero eso no conlleva que todo el mundo lo haga bien. Es importante que podamos ser eficaces a la hora de comunicar lo que queremos. Unas pautas básicas son las siguientes:
Es necesario que llegue a sus destinatarios
Primero de todos que nuestro correo pase los filtros anti-SPAM de los servidores de correo. Una vez hecho esto el destinatario no lo debe considerar SPAM y no lo borre inmediatamente. Que abra el mensaje, lo lea y entienda el mensaje u oferta de nuestro correo. Otra cosa es que el destinatario reaccione positívamente frente al mensaje de nuestro correo
Analizar a nuestros receptores
Seguramente ellos reciben gran cantidad de correos, la media está en 24 correos por persona y día y no tienen demasiado tiempo para leer mails así que puede que lo lean de forma rápida o escaneado. Por tanto hay muchos que no finalizan la lectura de los mails excesivamente largos.
Tracemos una estrategia y unos objetivos antes de enviar
Hemos de estar seguros que nuestro correo puede llegar a ser útil/necesario. Si no estamos convencidos es mejor no enviarlo. No hay nada peor que causar una mala impresión o molestar con correos absurdos.
Al grano
Es importante elegir un texto en el apartado del asunto que claro, breve y atractivo. Es el primer punto de contacto con el destinatario. El trato debe ser directo y cordial. Debemos presentarnos en unas pocas lineas, evitando las introducciones largas. Una vez presentados ya podemos pasar a la acción. Si requerimos de una respuesta es el momento de hacérselo saber. Si tenemos que presentar un servicio o un producto ser claros y realistas. Para finalizar nuestro correo debemos dar las gracias por el tiempo prestado a nuestro mensaje.Y resulta más personal dirigirnos al destinatario por su nombre y firmar el correo con nuestro nombre y el de la empresa u organización. La firma debe ser simple y constar de los elementos básicos: nombre, organización y algunos enlaces relevantes: nuestra página web, blog o nuestro perfil en alguna red social
Quiénes somos + qué ofrecemos + qué queremos + agradecimiento +firma = Un apartado, un párrafo.
Haz atractivo tu email
Es importante dar el formato adecuado a nuestro e-mail para mejorar su legibilidad, compresión y sobre todo hacerlo atractivo. Primero usa negrita o cursiva pero sin pasarse. Debemos evitar que el tamaño de las fuentes sean demasiado grandes (>30 pt) o demasiado pequeñas (<8 pt). Utilizar un tipo de fuente que sea fácil de leer y agradable a la vista (Verdana, Arial, o Helvetica).
Utilizar listas si tenemos que describir una serie de características, explicar una serie de pasos o cualquier tipo de información que podamos desglosar en este formato. Separar nuestros párrafos por un salto de linea (una linea blanca) para que no quede un contenido abigarrado.
¡¡La ortografía!!
Es importante que nuestro correo no contenga faltas de ortografía. Mala ortografía es igual a falta de seriedad. Instálate un corrector ortográfico en outlook o pasa por word los textos antes de enviarlos.
Volvemos a los destinatarios: listas de correo
Si vamos a realizar un envío masivo debemos asegurarnos de no enviar nunca en el campo To:/Para: toda una lista de correos ya que quedaran expuestas todas esas direcciones. Para ello puedes usar mailings de word o simplemente mete tus contactos en el apartado de copia oculta. Aunque sinceramente esta última es un poco más cutre.
